Werkstattauftrag, Kosten

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Quelle: Rundschreiben 20.3.2014 Mit freundlicher Genehmigung von P. Gürtler -FSR-

Aktivierte Eigenleistung

DESY ist eine Stiftung und muss sein Stiftungseigentum regelmäßig dokumentieren. Der größte Anteil am Stiftungseigentum besteht aus den Anlagen wie z.B. PETRA oder FLASH. Dieses Anlagevermögen wächst von Jahr zu Jahr durch die Investitionsmittel, die DESY von seinen Zuwendungsgebern bekommt aber es wächst auch dadurch, dass die Werkstätten Teile der Anlagen selbst herstellen. Diese Eigenleistung von DESY wird aktiviert und bedeutet dann einen Zuwachs des Anlagevermögens. Unsere Zuwendungsgeber verlangen die Dokumentation dieser aktivierten Eigenleistungen, um unser Engagement beim Erweitern oder beim Neubau unserer Anlagen beurteilen zu können.

Abrechnungspflichtige Gruppen

Der Wert einer bei DESY hergestellten Komponente besteht aus zwei Teilen, einmal den dafür gekauften Materialien (externe Kosten) und den Kosten der Werkstatt (interne Kosten), die zum größten Teil aus den Personalkosten bestehen. Für die folgenden Überlegungen können wir die externen Kosten außer Acht lassen, denn sie müssen natürlich in jedem Fall vom Auftraggeber bezahlt werden und belasten sein Budget. Zur Bestimmung der internen Kosten ist es entscheidend zu wissen, wie lange wieviel Personen gearbeitet haben, um die Komponente herzustellen, also wieviele Arbeitsstunden zur Herstellung der Komponente benötigt wurden. Deshalb müssen in diesen Gruppen die Arbeitsstunden aufgeschrieben werden, sie gehören zu den abrechnungspflichtigen Gruppen bei DESY. Man ermittelt aus dem mittleren Stundenlohn und den umgelegten Kosten der Maschinen und der Infrastruktur einen Stundensatz, mit dem man dann die internen Kosten einer Komponente berechnen kann. Da insbesondere die Maschinen in den verschiedenen Werkstätten und in der Konstruktion unterschiedlich teuer sind, ergibt sich für jede dieser Gruppen ein unterschiedlicher Stundensatz.

Zuordnung der internen Kosten

Wir haben hergeleitet, warum die Fertigungskosten ermittelt werden müssen und wie dies geschieht. Die Frage ist jetzt, wer bezahlt sie. Und da hat DESY eine eindeutige Entscheidung getroffen: Die zentralen Werkstätten und die zentrale Konstruktion sind elementar wichtige Institutionen für DESY und deshalb werden sie aus dem laufenden Betrieb bezahlt und sind ein Teil des Budgets des FS-Bereiches. Das Ausfüllen eines Werkstatt-Auftrages dient also nicht dazu, das Budget des Auftraggebers zu belasten, denn die Kosten werden sowieso von FS bezahlt. Es dient dazu, die Kosten der Komponente einem Projekt bzw. einer Anlage zuzuordnen, damit man die Wertsteigerung dieser Anlage ermitteln kann. Den Auftraggeber kostet die Fertigung einer Komponente also garnichts (außer natürlich die externen Kosten). Um diesen Umstand noch klarer zu dokumentieren, werden jetzt neue WA-Formulare gedruckt, in denen nicht mehr interne Kosten abgefragt werden, sondern interne Stunden.

Ablauf der Abrechnung

Der genaue Ablauf der Kostenermittlung und -Zuordnung geht folgendermaßen: Der ausgefüllte und unterschriebene Werkstattauftrag wird zunächst in die Finanzabteilung V3 geschickt und dort eingebucht. Die betreffende Werkstatt/Konstruktion liefert dann regelmäßig die Stunden, die zur Herstellung der Komponente benötigt wurden, zu V3. Sie werden dort mit dem Stundensatz multipliziert und als Kosten dem WA zugeordnet. Bei Fertigstellung der Komponente werden die Gesamtkosten des WAs zwar auf die betreffende Projekt- oder Gruppenkostenstelle gebucht, es wird aber auch ein gleich hoher Betrag als Ertrag auf diese Kostenstelle gebucht, sodass beide sich zu null kompensieren. Zur Jahresabrechnung werden alle diese Erträge aufaddiert und geben dann die Gesamt Aktivierten Eigenleistungen, die unseren Geldgebern als Maß für unsere Beteiligung an den Ausbauprojekten mitgeteilt werden.