EDMS Hilfe

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Zugang zum DESY EDMS


Hotline: 4655

Link: https://teamcenter.desy.de/TC90PRD/controller/login

Benutzer-ID: Nachname_Vorname

Kennwort: Einsteige-Paßwort wird bei Registrierung vergeben

Zugang zum MHF-e EDMS Treebrowser


Link: http://ippwebapptst01.desy.de/treebrowser/mhf/




Der Lightweightclient nur zum Ansehen.
Hier findet man nur noch Dokumente der anderen Gewerke. Unsere Daten sind seit März 2016 in die neue Struktur verschoben.
Link: http://edmsdirect.desy.de/TB_DESY/?no=D00000000628437




Glossar

EDMS: (Engineering Data Management System) EDMS DESY ist ein webbasiertes Engineering Data Management System.

Lifecycle: Lebenszyklus, beschreibt den Prozessverlauf eines Produktes, wie Planung, Berechnung, Konstruktion, Fertigstellung

native Datei: offene Datei, vom Anwendungsprogramm direkt erstellte Datei, wie dwg. Im Gegensatz dazu stehen geschlossene Formate, wie pdf oder ps, lassen sich während oder nach der Übertragung nur schwer ändern

Release Vault: Archivbereich (engl. Vault - Kammer, Tresor)

Self Release: Selbstfreigabe

WIP: (Work In Progress Vault) Arbeitsbereich

WBS: (Work Breakdown Structure) Gliederung des Projektes, Navigationshilfe




für EDMS User "nur Lesezugriff"


Kurzanleitung für die, die bei MHFe nur Lesezugriff haben.

Das Startbild:


Startbild



Erweiterte Suche:

Nach Drücken der "Erweiterte Suche" am besten "Alle Dokumente" wählen:
Erweiterte Suche




"Name" soll den Namen des Dokuments beim Erstellen gut treffen, benutze das Sternchen auch vorne: *Suchbegr*
"Beschreibung" Hier ist Platz für mehr Text um das Dokument beim Hochladen zu beschreiben, daher besser geeignet das richtige Dokument zu finden.
"Rechteschema" Sollten auf "DESY_MHF-e" oder "DESY_MHF-e_Internal" gestellt werden, sonst bekommt man auch XFEL Dokumente usw. Für Dokumente im Lightweight Client sollte "PETRA" gewählt werden. Unsere Daten sind seit März 2016 in die neue Struktur verschoben.
"Ersteller" hängt von dem ab, der es hochgeladen hat, muss nicht unbedingt derjenige sein, der es erstellt/gezeichnet hat.

Erweiterte Suche ausfüllen




Manuelle Suche:


Drücke "Klassifikation", wähle "DESY" aus und klappe "MHFe" auf.
nix




Klicke dich durch, bis zum vermuteten Ort des Dokuments, das du suchst:
Klicke auf "IQ Vector Voltmeter..."
nix




Hier ein paar Erklärungen:


Die Dateien:
.pdf ist die Datei, die hochgeladen wurde
stamp.pdf wird vom EDMS System erzeugt, jede Seite im Dokument bekommt die EDMS Nummer.
.jpg ist zur Voransicht für das Bild rechts
...Sonstiges / Miscellaneous A 1.1 bedeutet, das dieses Dokument an 4 Stellen verlinkt worden ist.
Das Gerät ist in 4 verschieden Anlagen verbaut und deshalb in der jeweiligen Doku zu finden.



nix




Dateioperationen


neu hochladen


Main Menu / Direkte Teams / Speicherort aussuchen.
1. Schritt



Gewünschten Ordner anwählen.
2. Schritt



Hier sind die Dateien zu sehen, die schon hochgeladen worden sind,
Für eine neue Datei auf "Erstellen und Hinzufügen" klicken.
3. Schritt



Hier "Alle Dokumente" wählen.
Klassenauswahl



Wenn "Allgemeines Dokument" richtig ist, dann auf weiter.
Erstellen



Ansonsten verstecken sich hier noch mehr Möglichkeiten.
Wie sehr wir hier ins Detail gehen, sollten wir diskutieren, da wir auch die Suchergebnisse einschränken.
Verschiedene Klassen



Keine Umlaute benutzen!!!

Name: eindeutigen, sinnvollen Namen, dieser erscheint im MHFe Treebrowser,
also vielleicht auch etwas mehr Text für eine eindeutige Erkennung dazu.
Beschreibung:
Die Beschreibung sollten wir auch mit Schlagworten versehen:
Der Text der im Feld "Name" verwendet wird,
Datenblatt, Zeichung, Zeichnungssatz, Gerätebezeichnung , Ausbildung, MHFe "Slang" Name... 
Wozu ist die Datei zu gebrauchen, zu welchem Thema gehört sie dazu...
Erstellungsdatum: falls wir Uraltsachen hochladen.
-
Rechteschema:
-
"DESY_MHFe" andere Gruppen und WWW können das später lesen, je nach noch folgenden Einstellungen 
über "submit" auch mit Login z.B. für Hersteller Manuals und Datenblätter.
-
"DESY_MHFe_Internal" kann nur MHFe lesen, mit Login, 
im "MHFe-Treebrowser" erscheinen diese Dokumente nicht.
-
"PETRA" ist ein Überbleibsel vom Lightweight-Client, bitte nicht mehr benutzen.
-
Die Rechteschemata können später noch (ohne auschecken) geändert werden .
Andere Rechteschemata sollten wir nicht benutzen.

Datei anhängen "Durchsuchen" Knopf drücken.


Keine Umlaute im Dateinamen!!!
Als Sonderzeichen nur Minus(-), Unterstiche(_), und Leerzeichen verwenden!!! Der einzige Punkt(.) ist vor der Dateiendung!!!

Einchecken in "DESY_MHFe_Team"
Team Ordner für den Speicherort auswählen, "ok" drücken.


4. Schritt



"Nächste Schritte" Reiter anwählen und ins Team einchecken.
5. Schritt



Team, Ordner und Dateiverzeichnis unseres Dokuments auswählen.
Wenn der IE benutzt wird, merkt er sich den /Pfad/zu/deiner/Datei .
6. Schritt




Datei freigeben


Soweit geschafft, jetzt noch freigeben, sonst ist das nicht dauerhaft im EDMS gespeichert, beim nächten Update könnte es rausfliegen.
Sind die Eigenschaften, Name und die Beschreibung richtig?
Fehlen noch Dateien? Beim Reiter "Dateien" könen noch Dateien hinterlegt werden.
Im Reiter "Dateien" können mehrere Dateien z.B. auch zip Files hochgeladen werden.
Man kann das zusammengestellte pdf für alle lesbar und das zip File mit z.B. AutoCAD oder jpg usw. hochladen.
Man kann/sollte dort die "alten" Dateien entfernen und dann die "neuen" pdf/zip hochladen.
7. Schritt



Eigenschaften der Datei
8. Schritt



Jetzt wird die Datei freigegeben:
"Nächste Schritte / Starten Sie einen Lebenszyklus"
Oder drücke den Knopf "Submit".
9. Schritt



Hier sind die Optionen der Lebenszyklen beschrieben.
Je nachdem welcher "submit" Knopf zu Verfügung steht, erscheinen verschiedene Möglichkeiten:

Webfreigaben mit "submit"
Self Release Advanced A1 Webfreigabe nur DESY Info e-mail DESY interner Web Zugriff = "wahr"
Self Release H1 nur mit EDMS-Login Schloß / Schlüsselsymbol erscheint alle Web Zugriffe = "falsch"
Modify Project A1 z.B. Rechteschema "PETRA" nach "DESY MHFe" ändern ohne die Datei auszuchecken!


Bei Webfreigaben bekommt man noch eine e-mail.
Wenn der Status "gelb" ist, wird auf eine Unterschrift gewartet. Man kann nichs weiter machen. Das kommt aber nur bei anderen Web-Freigaben ("Self Release and Approve"). Am Besten nur die oben genannten Freigaben benutzen.
Als Zweck sollten wir uns auf "interne Verwendung" einigen.
Die Verwendung von Zweck ist rein informativ.

10. Schritt



Warten, Verarbeitung läuft...
11. Schritt



Freigegeben, soweit fertig.
Hier wurde "Self Release H1" benutzt, die Web-Freigaben sind damit nicht erteilt.
12. Schritt




Datei austauschen (revisionieren)


Unsere Kontaktperson bei IPP empfiehlt bei den "alten" Dokumenten die Relationen zu entfernen.
Der günstigste Weg ist es hier zu tun. Nachher geht`s natürlich auch noch, allerdings mit mehr Klicks.
Die Checkbox kann markiert werden, um die "Orte" in die Lesezeichen zu packen. Oben in der Leiste dann auf "Lesezeichen" drücken.
Danach nochmals markieren und unten rechts auf "Weitere Aktionen" und "Entfernen" klicken.
Relationen bearbeiten



Klicke also auf "Revisionieren".
Revisionieren



Klicke auf Team (füllt sich von alleine aus) und wähle einen geeigneten Speicherort im Team-Ordner.
Team-Ordner



Klicke auf "Von Team auschecken"
Auschecken



Drücke auf "Durchsuchen" und wähle einen Ordner im "Home".
Falls die Datei vorhanden ist, kann auch "Herunterladen überspringen" genommen werden.
Herunterladen



Jetzt kann über "Bearbeiten" der "Name" und die "Beschreibung" geändert werden.
Hier kann das Rechteschema mit "Projekt zuweisen" ganz einfach geändert werden
Eigenschaften bearbeiten



Rechteschema ändern ist ganz einfach:
Projekt ändern



Hat das "Projekt zuweisen" geklappt?
Im Reiter "Dateien" können mehrere Dateien z.B. auch zip Files hochgeladen werden.
Keine Umlaute im Dateinamen benutzen!
Als Sonderzeichen nur Minus(-), Unterstiche(_), und Leerzeichen verwenden!!! Der einzige Punkt(.) ist vor der Dateiendung!
Man kann das zusammengestellte pdf für alle lesbar und das zip File mit AutoCAD oder jpg usw. hochladen.
Man kann dort die "alten" Dateien entfernen und dann die "neuen" pdf/zip hochladen.
Wenn die Datei geändert / bearbeitet usw. ist, geht es weiter mit "In Team einchecken"
einchecken



Team und Speicherort auswählen.
Checkbox beachten!
Der Internet Explorer merkt sich den Pfad (weniger klicks = weniger Fehler)
einchecken 2



Soweit alles Fertig? Dann z.B. über "Submit" einen Lebenszyklus starten.
Das ist bei "Datei freigeben" beschrieben.
Danach müssen noch die "Relationen" für unsere Struktur erstellt werden.
Entweder Relationen erstellen oder Mehrfache Relationen erstellen.

10. Schritt





Was sind Relationen


Relationen und Verlinkung:
1. Die Dateien werden in den Team-Ordner (Speicherort) gespeichert.
2. Dann werden Relationen (Verknüpfungen oder Links) auf die Datei gesetzt, um sie in unsere Struktur zu packen.
Erklärung EDMS Fenster




Nach Drücken von "Relationen" sieht man, wohin dieses Dokument verlinkt worden ist.
Erklärung EDMS Fenster 2




Relationen erstellen


Es gibt natürlich mehrere Möglichkeiten.
Unter Mehrfache Relationen erstellen klickt man eine Datei an und sucht sich die Orte raus.
Man kann auch sehr gut mit Lesezeichen arbeiten. Mehr im Artikel Mehrfache Relationen erstellen.
Hier sucht man sich einen Ort und kann eine oder viele Dateien dorthin verlinken.

Relationen und Verlinkung:
1. Die Dateien werden in den Team-Ordner (Speicherort) gespeichert.
2. Dann werden Relationen (Verknüpfungen oder Links) auf die Datei gesetzt, um sie in unsere Struktur zu packen.
Die Relationen müssen auch beim Revisionieren wieder gesetzt werden. Die "alten" Relationen entfernen.
Zum Verlinken links oben im Menü auf "Klassifikation" drücken,
"DESY" und "MHF-e" auswählen:
1. Schritt



Zum "Ordner" navigieren:
2. Schritt



"Relationen" anwählen und "Aus meinen Teams hinzufügen"
3. Schritt



Im Speicherort des Teams die Datei mit Häkchen anwählen und "weiter"
können auch mehrere Dateien sein:
4. Schritt



Fertig, die Datei ist verlinkt.
5. Schritt




mehrfache Relationen erstellen

Man kann auch sehr gut mit Lesezeichen arbeiten.

Wir suchen uns den "Ordner" aus, wo die Datei in unsere Struktur soll.
Ich habe unter "MHFe/DESY/DESY Nord/Kleinsignal HF/Sonstiges" den passenden Ort gefunden.
Die Übersetzung ins Englische habe ich hier im Pfad mal weggelassen.
Dieser Ort hat bei unseren Betriebssendern den gleichen Namen.
Wenn unsere Datei zu jedem Sender an den gleichen Ort gelinkt werden soll, merken wir uns den Namen zum Suchen:
und zwar so: "*5.5. Sonstiges / Miscellaneous"
Bitte beachten: im EDMS mit Sternchen und Anführungszeichen arbeiten!
Im Beispiel habe ich auch die Leerzeichen mit eingefügt.
Falls ihr merkt, die Datei soll doch nur an einen Ort, kopiert euch die Nummer oben: D0000000686537 und Sternchen dran!
1. Schritt



Zurück ins "Main Menu/Eigene Teams/" Ordner und gewünschte Datei auswählen.
2. Schritt



Man kann nochmal auf "Klassifikation" gehen, um sich die Struktur anzuschauen.
3. Schritt



Dann auf "Relationen" drücken und "Suchen und Hinzufügen" wählen:
Hier kann auch über "Aus meinen Lesezeichen hinzufügen" mit Lesezeichen gearbeitet werden.
4. Schritt



Den Suchbegriff wie oben angegeben eingeben und "starten"
5. Schritt



Im nächsten Fenster bei Beschreibung erscheinen uns bekannte Ordner:
Hier die Häkchen an die gewünschte Stelle setzen und "Auswählen"
6. Schritt



Es erscheinen die eben angelegten Relationen
7. Schritt
Fertig!





Relationen entfernen

Relationen entfernen





Rechteschema ändern


Das Rechteschema kann ohne revisionieren und auschecken geändert werden.
Es wird benötigt, um von "PETRA" (LightweightClient) auf z.B. "DESY_MHF-e" zu ändern.
Sobald "Name", "Beschreibung", "Dokument" geändert werden sollen muss revisioniert werden.

ohne revisionieren


Der "Submit" Knopf erscheint erst, wenn der "Arbeitsstatus" nicht mehr "In Verarbeitung" ist.
Mit F5 oder reload den Browser neu laden lassen.

Suche das Dokument und klicke dann auf "Submit"
Submit



Klicke auf "Lebenszyklus" und wähle "Modify Project"
Modify Project



Wähle "Zweck", wenn gewünscht und dann z.B. "DESY-MHF-e" bei "Vorgesehenes Rechteschema"
Natürlich noch "Auswählen" und "ok".
Rechteschemata
Fertig.



mit revisionieren

Dazu lese den Artikel Datei austauschen (revisionieren) durch.


Bekannte Fehler


JAVA

Wenn das EDMS zwischen einzelnen Arbeitsschritten hängen bleibt oder irgendwelche Fenster nicht öffnet, empfiehlt es sich die Temporären Dateien in den JAVA Einstellungen zu löschen.

Systemsteuerung -> JAVA -> Allgemein -> Einstellungen -> Dateien löschen -> Haken setzen
JAVA Einstellungen